Privacy

 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden en deelnemers aan onze activiteiten.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

PJC Okapi vzw verzamelt deze informatie zodat we onze leden de beste ervaringen en service kunnen bieden, en we ze kunnen informeren op maat. We gebruiken de informatie daarom ook om met onze leden te communiceren via nieuwsbrieven, Facebook, het versturen van het 60 uren-programma, uitnodigingen etc. De geboortedatum van onze leden vragen we om te kunnen controleren of ze oud genoeg zijn om in het Jeugdhuis te komen (onze statuten bepalen een minimumleeftijd van 15 jaar) en om alcohol te consumeren (wettelijke minimumleeftijd van 16 jaar), en om onze leden op hun verjaardag te trakteren op een gratis consumptie.

De persoonsgegevens worden door PJC Okapi vzw verwerkt voor volgende doeleinden:

• Om lid te kunnen worden van Jeugdhuis Okapi
• Om te kunnen deelnemen aan activiteiten die we organiseren (Quiz, uitstappen, eetfestijnen,…)
• Voor het versturen van nieuwsbrieven of het jaarlijkse programmaboekje van de 60 uren (met toestemming van de betrokkene)
• Voor het bekomen van subsidiëring door de (lokale) overheid (wettelijke verplichting)
• Voor het delen van foto’s/filmpjes van onze activiteiten (promotionele doeleinden)

Welke persoonlijke gegevens kunnen we daarvoor vragen, opslaan en verwerken?

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adres
• Persoonlijke contactgegevens: telefoonnummer, emailadres
• Persoonlijke interesses in onze werking
• Gericht en niet gericht beeldmateriaal (foto’s/filmpjes/opnames van onze activiteiten)

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, kan deze toestemming op elk moment ingetrokken worden.

Hoe verzamelen we deze gegevens?

Onze leden geven hun gegevens bij aankoop van een lidkaart. Ze geven hiermee hun toestemming voor het verstrekken van deze gegevens en aanvaarden het privacy statement

• Privacyverklaring: Ik ga akkoord met de privacyverklaring van PJC Okapi vzw.

Deze toestemming wordt verleend door opgave van de naam, aankruising van de toestemmingsvakjes en het zetten van een handtekening op het fysieke papier “Jeugdhuis Okapi – privacyverklaring leden 2018”, dat aanwezig zal zijn als de lidkaarten worden verkocht. Dit document zal bewaard worden in het archief van Jeugdhuis Okapi.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, Facebook, …). 

Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

Gebruik van beeldmateriaal

Jeugdhuis Okapi registreert sfeerbeelden tijdens activiteiten. Deze sfeerbeelden, die kunnen bestaan uit gerichte en niet-gerichte foto’s/filmpjes of opnames, kunnen ook worden ingezet voor promotionele doeleinden. Bij deelnemen aan een activiteit of evenement van Jeugdhuis Okapi geeft u stilzwijgend de toestemming dat deze beelden genomen, verwerkt en online gepubliceerd mogen worden.

Wanneer u niet wil dat er beelden worden genomen, verwerkt of gepubliceerd waarop u geïdentificeerd zou kunnen worden, kan u dit voor, tijdens of na een activiteit aangeven.

Wanneer u een beeld van u online tegenkomt (website, sociale media, etc.) en u wenst dat dit verwijderd of onherkenbaar gemaakt wordt, kan u ons hiervoor steeds contacteren via de geijkte kanalen (mail, Facebook, of rechtstreeks aan een van onze medewerkers).

Verstrekking aan derden

De gegevens worden bijgehouden in een excel spreadsheet op onze Google Drive. Enkel bestuursleden en leden van de Kern kunnen deze gegevens raadplegen en bewerken. De gegevens worden bewaard zolang ze relevant zijn.

De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden, tenzij aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer wij hiertoe verplicht zijn op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of toekomstige gerechtelijke procedure, (ii) ter vrijwaring en verdediging van onze rechten en (iii) voor het verkrijgen van subsidies bij de (lokale) overheid.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens beschermen:

• Alle personen die namens PJC Okapi vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.  Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.
• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

• U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
• U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
• U heeft het ‘het recht om vergeten te worden’ (verwijdering van de gegevens) van de persoonsgegeven  welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
• U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.  U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.jeugdhuisokapi.be.

Niettegenstaande ons veiligheidsbeleid, de controles die wij uitvoeren en de handelingen die we stellen in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet worden gegarandeerd. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het internet noch enige methode van elektronische opslag is 100% veilig, zodoende kunnen wij in dit kader geen absolute veiligheid garanderen.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

PJC Okapi vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 16 juni 2018.

Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als je deze wil raadplegen.